Wohnungsbesichtigung organisieren: Was Anbieter wissen müssen

Egal ob Sie für Ihren Vermieter einen Nachmieter suchen oder selbst Vermieter sind - der GAU ist, wenn Sie sich für eine unzuverlässige Person entscheiden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich für die Suche nach einem neuen Mieter ausreichend Zeit nehmen. Bei einer Wohnungsbesichtigung bekommen Vermieter und potentieller Mieter einen ersten persönlichen Eindruck voneinander. Wir haben einige Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie eine Wohnungsbesichtigung organisieren, Fehler vermeiden und so entspannt Ihren Nachmieter oder neuen Mieter finden.

Planung einer Wohnungsbesichtigung

Schon bevor Sie Ihre Wohnung online inserieren, sollten Sie sich erste Gedanken über die Wohnungsbesichtigung machen und sich für den Zeitpunkt entscheiden. Wenn die Immobilie noch vermietet ist, sprechen Sie die Termine der Wohnungsbesichtigungen mit dem aktuellen Mieter ab. Sind mehrere Termine abgestimmt, vermerken Sie die Tage und groben Tageszeiten - etwa Nachmittag oder Abend - im Anzeigentext. Interessenten können so bei der Kontaktaufnahme direkt mit angeben, an welchem der Termine sie Zeit für eine Besichtigung haben.

Nachdem Sie Ihr Wohnungsangebot veröffentlicht haben, werden Sie zahlreiche Bewerbungsschreiben erhalten. Bereits an diesem Punkt ist es wichtig, dass Sie sich bewusst machen: „Welche Art Mieter suche ich?“. Sortieren Sie aus. Das bedeutet: Nicht jeder Interessent wird zu einer Wohnungsbesichtigung eingeladen. Ihr Ziel ist es, einen passenden Mieter zu finden - nicht irgendeinen Mieter. Sie wünschen sich ein problemloses Mietverhältnis und interessieren sich für eine Person, der Sie vertrauen können. Jemanden, der verantwortungsvoll mit der Wohnung und eventuellem Mobiliar umgeht. Erste Hinweise darauf können Sie bereits aus dem Anschreiben ableiten. Wurde Ihr Name richtig geschrieben? Ist die Anfrage höflich formuliert und hat sich der Schreiber Mühe beim Formulieren gegeben?

Wenn Sie sich entschieden haben, welche Bewerber Sie gerne näher kennenlernen möchten, ist der nächste Schritt die Einladung zur Besichtigung. Formulieren Sie einen kurzen, freundlichen Vorlagentext, indem Sie sich für die Nachricht des Interessenten bedanken. Machen Sie in Ihrer E-Mail konkrete Terminvorschläge mit genauer Uhrzeit und einem Zeitfenster von jeweils circa 30 Minuten. Bitten Sie um eine Rückmeldung mit einer Terminbestätigung. Achten Sie außerdem darauf, nur einen Mietinteressenten pro Wohnungsbesichtigung einzuladen. Es ist wichtig, dass Sie sich ausreichend Zeit für Ihre und seine Fragen nehmen und einen kurzen Rundgang durch die Wohnung einplanen.

Die Wohnung muss für die Wohnungsbesichtigung sauber und ordentlich sein. Wenn die Immobilie noch vermietet ist, bitten Sie den aktuellen Mieter, die Wohnung aufzuräumen. Damit ist die Planung der Wohnungsbesichtigung abgeschlossen.

Ablauf einer Wohnungsbesichtigung

Beginnen Sie nach der Begrüßung am besten mit einer kurzen Führung durch die Wohnung. Machen Sie den Interessenten auf Besonderheiten aufmerksam. Seien Sie offen für seine Zwischenfragen. Anschließend können Sie einige Dinge erläutern, die Ihnen als Vermieter wichtig sind. Bitten Sie den Bewerber, sich kurz etwas ausführlicher vorzustellen. Was wollen Sie außerdem erfahren? Interessante Punkte wären beispielsweise die geplante Mietdauer oder der Grund des Umzugs. Wenn Sie ein gutes Verhältnis zu Ihrem aktuellen Mieter haben, kann auch dieser die Wohnungsbesichtigung übernehmen und eine Vorauswahl treffen. Sie selbst treffen sich dann nur mit den besten drei Bewerbern und entscheiden final, wer die Zusage bekommt.

Bitten Sie den Bewerber, in den folgenden Tagen eine Rückmeldung zu geben, ob er weiterhin interessiert ist. Meldet sich der Interessent gleich am nächsten Tag, können Sie sicher sein, dass er sich wirklich für die Wohnung interessiert und Ihr Eigentum nicht nur zweite oder dritte Wahl ist. Im anderen Fall besteht die Gefahr, dass der Bewerber möglicherweise abspringt, wenn er doch noch eine Zusage für sein Wunschobjekt bekommt. Sie haben den anderen Interessenten dann vielleicht schon abgesagt und stehen wieder am Anfang der Suche nach einem vertrauenswürdigen Mieter.

Die richtige Entscheidung treffen

Nach dem persönlichen Kennenlernen und vielen ausgetauschten Informationen fällt es Ihnen sicherlich nicht mehr schwer, sich zu entscheiden. Welche Person war Ihnen besonders sympathisch? Wer ist Ihnen im Gedächtnis geblieben? Zu wem hatten Sie direkt einen guten Draht? Auch wenn Sympathie eine wichtige Rolle spielt, vergessen Sie bitte nicht, vor Vertragsabschluss die finanziellen Verhältnisse zu prüfen - etwa indem Sie sich den Arbeitsvertrag oder die letzten drei Gehaltsabrechnungen zeigen lassen. Generell sollten Sie sich ein möglichst genaues Bild von dem Mietinteressenten machen. Beispielsweise können Sie den ehemaligen Vermieter kontaktieren und nach seinen Erfahrungen mit dem Mieter fragen. Wenn Sie einen Entschluss gefasst haben, denken Sie daran, allen Bewerbern das Ergebnis Ihrer Entscheidung mitzuteilen.

Sie möchten keine Wohnung vermieten, sondern wohnen in einer WG und suchen gerade einen neuen Mitbewohner? Einige Informationen, wie Sie eine WG-Zimmer-Besichtigung organisieren, haben wir in einem weiteren Artikel für Sie zusammengestellt.